Waarom zou je investeren in e-facturatie als het huidige facturatieproces prima werkt? Een factuurtje over de mail is toch ook elektronisch?  
 
De terughoudendheid van bedrijven om de stap naar e-facturatie te maken heeft meestal te maken met de initiële investering en een nieuw proces. Door e-facturatie beter te begrijpen, zul je zien dat het voor ieder bedrijf mogelijk is om het facturatieproces te optimaliseren met e-facturatie. Daarom behandelen we in deze blog de essentie van e-facturatie, de voordelen die het biedt en de verschillende manieren om e-facturen uit te wisselen.  

Dit blog is gebaseerd op het eerste deel van ons webinar over e-facturatie. Benieuwd wat we nog meer over dit onderwerp vertellen? Kijk hier het webinar terug wanneer het jou uitkomt.  

Wat zijn e-facturen? 

E-facturatie is het versturen en ontvangen van facturen tussen de boekhoudprogramma’s van jouw organisatie, je klanten en leveranciers. Door een data-standaard, zoals XML, kan de data van een e-factuur direct verwerkt worden in de systemen van de ontvanger en visa versa.  

Wat zijn de voordelen van e-facturatie? 

E-facturatie is ronduit de meest efficiënte manier van factureren. Toch versturen veel bedrijven in Nederland hun facturen in PDF-format over de mail. Als leverancier moet je hiervoor eerst data uit het boekhoudsysteem omzetten naar een PDF om de factuur te kunnen versturen. Vervolgens moet de klant de PDF-factuur ontcijferen (bijvoorbeeld met OCR) om deze in zijn boekhouding te verwerken. 

E-facturatie omzeilt deze processtappen en maakt OCR overbodig. Daardoor is de kans op fouten in het facturatieproces vele malen kleiner en worden facturen sneller verwerkt. Tot slot verhoogt e-facturatie de betrouwbaarheid van de facturen. Onder meer vanwege het gebruik van elektronische handtekeningen en de verzending via een beveiligd netwerk. 

Hoe verstuur je e-facturen? 

Je kan e-facturen via verschillende netwerkmodellen en kanalen versturen en ontvangen. Een netwerkmodel is de wijze waarop opdrachtgever en leverancier e-facturen uitwisselen. Het kanaal bepaalt het platform en het format dat wordt gebruikt.  

Netwerkmodellen 

Binnen de netwerkmodellen maken we onderscheid tussen een 2-,3-, en 4-cornermodel. Het 2-cornermodel is de meest simpele koppeling. Hierbij worden e-facturen direct uitgewisseld tussen het boekhoudsysteem van de leveranciers en van de opdrachtgever, meestal gebeurt dit via XML of EDI. Dit is in de praktijk alleen bruikbaar als een opdrachtgever een klein aantal vaste leveranciers heeft, omdat iedere koppeling een aparte investering is.  

Met een 3-cornermodel is de initiële investering al aantrekkelijker. Dit model houdt in dat de opdrachtgever en leverancier beide een koppeling maken met een serviceprovider, bijvoorbeeld een leveranciersnetwerk. Dit vergroot de schaalbaarheid van de investering, omdat je nu met elke leverancier die op dit netwerk is aangesloten e-facturen kan uitwisselen. 

Nu kan het zijn dat de leverancier en opdrachtgever niet op hetzelfde netwerk aanwezig zijn, en het daardoor nu nog niet mogelijk is om e-facturen uit te wisselen. Om dit te omzeilen komen we bij het 4-cornermodel. De opdrachtgever en leverancier zijn beide aangesloten bij een serviceprovider én deze serviceproviders zijn aan elkaar gekoppeld. Het bekendste voorbeeld hiervan is het Peppol-netwerk.  

Kanalen 

Als opdrachtgever kan je kiezen welke kanalen je wilt inzetten om e-facturatie met leveranciers mogelijk te maken, daarom is het goed om de verschillende opties te begrijpen. In de vorige paragraaf is je wellicht al opgevallen dat de kanalen die worden gebruikt om e-facturen uit te wisselen gelieerd zijn aan een netwerkmodel. 
 
Dit zijn de mogelijkheden:  

• Je kan leveranciers de mogelijkheid geven een factuur als XML of UBL via de mail te versturen. 
• Met EDI kunnen e-facturen rechtstreeks van het ene geautomatiseerde systeem naar het andere verzonden worden. 
• Op een factuurportaal kunnen leveranciers inloggen en online een factuur aanmaken en versturen.  

• Verder kan je een koppeling maken tussen jouw boekhoudsystemen en een Peppol-netwerk. Dit is voordelig als meerdere leveranciers op dit netwerk aanwezig zijn, of als het leveranciersnetwerk aangesloten is bij andere serviceproviders.  

E-facturatie voor jouw bedrijf? 

Na het lezen van deze blog is de essentie van e-facturatie hopelijk helder geworden. Wil je toch nog sparren over de voordelen van e-facturatie, specifiek voor jouw organisatie? Of twijfel je welke kanalen jouw organisatie het beste kan inzetten? Als onafhankelijk adviesbureau denkt P2P & Verder graag met je mee. Neem dus gerust contact met ons op.