In deze blog ga je leren hoe je een analyse en nulmeting maakt van het Purchase-to-pay proces binnen jouw organisatie. In de volksmond wordt ook wel gezegd: "Meten is weten, gissen is missen en gokken is  dokken.” Als jij je inkoopproces wil optimaliseren, is het dus van uiterst belang dat je op de hoogte bent van hoe je huidige P2P proces nu verloopt. Wij helpen jou op weg door in deze blog uit te leggen hoe je jouw P2P proces van verschillende invalshoeken in kaart kunt brengen, waar je rekening mee moet houden tijdens het analyseren van je P2P proces en wat voor uitkomsten je kunt verwachten. Wil je liever naar de informatie luisteren in plaats van lezen? Kijk dan ons webinar!

Aanleiding voor een nulmeting 

Waarom zou je een P2P analyse starten? Hier zijn veel uiteenlopende redenen voor. In de praktijk is dit vaak uit noodzaak geboren. Hieronder worden de meest voorkomende aanleidingen voor een nulmeting uiteengezet:

• Ontevreden gebruikers: in elke fase van je P2P proces kan het voorkomen dat gebruikers niet tevreden zijn met hoe het proces verloopt. Dit beperkt zich niet alleen tot de interne afdelingen van de organisatie, ook de leveranciers zijn onderdeel van het proces en kunnen issues ervaren. 
• Audit Issues: Als er ineens een rapport ligt vanuit de accountant of de interne Audit afdeling moet er vaak uit het niets veel gebeuren. Een uitvoerige analyse en snelle, effectieve oplossing om je P2P proces te verbeteren heeft hier dan prioriteit. 
• Besparingsprogramma: Wil jij besparen op de lasten binnen de organisatie? Dan is Inkoop vaak een belangrijk station waar het P2P proces een belangrijke rol speelt. 
• Objectieve Toets: Is er niet per sé nood aan de man, maar ben je erg benieuwd naar de prestaties van het P2P proces binnen je organisatie? Dan is een nulmeting de beste manier om objectieve data te verzamelen. 
• Groot verbeterprogramma: Grote veranderingen binnen de organisatie gericht op verbetering vereisen ook dat je meet hoe het huidige P2P proces verloopt. Voorbeelden hiervan zijn een organisatiebreed Lean programma, of een implementatie van een nieuw ERP systeem. 

Voordat je daadwerkelijk start met je meting is het belangrijk jezelf eerst af te vragen wat je precies wil bereiken met een P2P analyse. Er zijn vier potentiële vragen die je jezelf kunt stellen voordat je begint met de nulmeting, namelijk:

Het antwoord op deze bovenstaande vragen vormt uiteindelijk jouw doelstelling voor het verandertraject na de analyse. Dat kan natuurlijk ook een combinatie zijn van efficiency, inzicht, grip & control en het verzilveren van inkoopkansen. 

Uitvoeren van de nulmeting 

Zie jij op basis van bovenstaande informatie aanleiding voor het starten van een P2P analyse? Laten we  dan snel naar de uitvoering gaan. Maar pas op, eerdergenoemde aanleidingen kunnen ook een tunnelvisie  veroorzaken, waardoor het resultaat beïnvloed wordt. Het is dus belangrijk om naast je concrete doel (gebaseerd op de aanleiding en wat je wil bereiken met een P2P analyse) ook in de breedte te blijven kijken. Op deze manier zorg je dat je niet alleen gericht bent op jouw gezette doel, maar blijf je ook scherp op eventuele andere vervuilingen in jouw P2P proces. Wij houden graag het volgende stappenplan aan voor het beginnen met de analyse: 

1. Maak een plan en bepaal je strategie;
2. Vorm een team van mensen die het proces goed begrijpen;
3. Doe een kwalitatieve en een kwantitatieve analyse;
4. Het proces en de uitkomst vormen het beginpunt van het verandertraject. 
   

In de rest van deze blog gaan we verder in op de kwalitatieve- en kwantitatieve analyse, geven we extra tips voor het analyseren van je P2P-proces en vertellen we meer over de uitkomst van de analyse van je P2P-proces en over de vervolgstappen op basis van je analyse. Wil je verder lezen? Klik dan hier.