Het opzetten en uitvoeren van een analyse van je P2P-Proces

Nulanalyse Meting
Gepubliceerd op: 01-04-2021

In deze blog ga je leren hoe je een analyse en nulmeting maakt van het Purchase-to-pay proces binnen jouw organisatie. In de volksmond wordt ook wel gezegd: "Meten is weten, gissen is missen en gokken is  dokken.” Als jij je inkoopproces wil optimaliseren, is het dus van uiterst belang dat je op de hoogte bent van hoe je huidige P2P-proces nu verloopt. Wij helpen jou op weg door in deze blog uit te leggen hoe je jouw P2P-proces van verschillende invalshoeken in kaart kunt brengen, waar je rekening mee moet houden tijdens het analyseren van je P2P-proces en wat voor uitkomsten je kunt verwachten. Wil je liever naar de informatie luisteren in plaats van lezen? Kijk dan ons webinar!


Aanleiding
voor een nulmeting 

Waarom zou je een P2P-analyse starten? Hier zijn veel uiteenlopende redenen voor. In de praktijk is dit vaak uit noodzaak geboren. Hieronder worden de meest voorkomende aanleidingen voor een nulmeting uiteengezet:

  • Ontevreden gebruikers: in elke fase van je P2P-proces kan het voorkomen dat gebruikers niet tevreden zijn met hoe het proces verloopt. Dit beperkt zich niet alleen tot de interne afdelingen van de organisatie, ook de leveranciers zijn onderdeel van het proces en kunnen issues ervaren. 
  • Audit Issues: Als er ineens een rapport ligt vanuit de accountant of de interne Audit afdeling moet er vaak uit het niets veel gebeuren. Een uitvoerige analyse en snelle, effectieve oplossing om je P2P proces te verbeteren heeft hier dan prioriteit. 
  • Besparingsprogramma: Wil jij besparen op de lasten binnen de organisatie? Dan is Inkoop vaak een belangrijk station waar het P2P-proces een belangrijke rol speelt. 
  • Objectieve Toets: Is er niet per nood aan de man, maar ben je erg benieuwd naar de prestaties van het P2P-proces binnen je organisatie? Dan is een nulmeting de beste manier om objectieve data te verzamelen. 
  • Groot verbeterprogramma: Grote veranderingen binnen de organisatie gericht op verbetering vereisen ook dat je meet hoe het huidige P2P-proces verloopt. Voorbeelden hiervan zijn een organisatiebreed Lean programma, of een implementatie van een nieuw ERP systeem. 

Voordat je daadwerkelijk start met je meting is het belangrijk jezelf eerst af te vragen wat je precies wil bereiken met een P2P-analyse. Er zijn vier potentiële vragen die je jezelf kunt stellen voordat je begint met de nulmeting, namelijk:


Het
antwoord op deze bovenstaande vragen vormt uiteindelijk jouw doelstelling voor het verandertraject na de analyse. Dat kan natuurlijk ook een combinatie zijn van efficiency, inzicht, grip & control en het verzilveren van inkoopkansen. 

Uitvoeren van de nulmeting 

Zie jij op basis van bovenstaande informatie aanleiding voor het starten van een P2P-analyse? Laten we  dan snel naar de uitvoering gaan. Maar pas op, eerdergenoemde aanleidingen kunnen ook een tunnelvisie  veroorzaken, waardoor het resultaat beïnvloed wordt. Het is dus belangrijk om naast je concrete doel (gebaseerd op de aanleiding en wat je wil bereiken met een P2P-analyse) ook in de breedte te blijven kijken. Op deze manier zorg je dat je niet alleen gericht bent op jouw gezette doel, maar blijf je ook scherp op eventuele andere vervuilingen in jouw P2P-proces. Wij houden graag het volgende stappenplan aan voor het beginnen met de analyse: 

  1. Maak een plan en bepaal je strategie;
  2. Vorm een team van mensen die het proces goed begrijpen;
  3. Doe een kwalitatieve en een kwantitatieve analyse;
  4. Het proces en de uitkomst vormen het beginpunt van het verandertraject. 


Meten = weten


De
kwalitatieve analyse 

Bij een kwalitatieve analyse van het P2P-Proces kijk je gericht naar de processen, systemen, mensen en organisatie. 

  • Processen: Voor een beschrijving van het proces kan je jezelf het volgende afvragen: Wie doet wat en in elke volgorde? 
  • Systemen: Met betrekking tot het analyseren van de systemen kijk je naar welke tools momenteel gebruikt worden en hoe deze op elkaar aansluiten. 
  • Mensen: Als je de mensen binnen het proces wil bekijken, kijk dan naar welke gebruikers actief betrokken zijn, of deze goed samenwerken en in welke mate ze gekwalificeerd zijn voor hun rol.
  • Organisatie: Ook de organisatie komt onder de loep - is de aansturing van afdelingen bijvoorbeeld eenduidig? 

Naast het analyseren van processen, systemen, mensen en organisatie is het ook belangrijk onderscheid te maken tussen de verschillende bestelstromen. Elke bestelstroom kan zijn eigen doelstelling hebben. Misschien wil je meer efficiency in het bestellen van de kantoorartikelen, waar opdrachten van grote aannemers dat niet vereisen. Bij zulke miljoenen contracten is dat iets minder belangrijk, maar wil je natuurlijk wel zeker weten dat het goed gaat en dat je de controle hebt. 

Enerzijds kijk je dus naar de inhoud van je P2P-proces: hoe lopen de systemen, hoe sluiten deze op elkaar aan en hoe worden mensen ingezet. Maar minstens zo belangrijk is ook de interactie tussen de betrokken afdelingen. Stel bijvoorbeeld dat verschillende afdelingshoofden elkaar nauwelijks of niet spreken: dat zou een goede reden kunnen zijn waarom het P2P-proces momenteel niet optimaal verloopt. Wanneer je niet naar de interactie kijkt tussen betrokken afdelingen mis je waardevolle informatie. 

Werkvormen voor de kwalitatieve analyse

Varieer ook voldoende in werkvormen tijdens het uitvoeren van de nulmeting. Elke werkvorm heeft zijn eigen doel. Zo zijn interviews geschikt om zeer gedetailleerde factoren in kaart te brengen. Workshops zijn ideaal om verschillende keten spelers bij elkaar te brengen en een gezamenlijke discussie op gang te brengen. Om knel- en verbeterpunten inzichtelijk te maken kan je enquêtes gebruiken. Enquêtes bieden ruimte voor een breed spectrum aan vragen aan de betrokkenen en geven simpel weer wat goed gaat en waar de mogelijkheden liggen voor jouw P2P-proces. Deze resultaten kun je simpel verwerken in een Excel bestand. 

Onderstaand model biedt een eerste basis voor het kwalitatief analyseren van de volwassenheid van jouw P2P-proces:



De kwantitatieve Analyse 

Purchase-to-pay gaat eigenlijk altijd over data. Bij het uitvoeren van een kwantitatieve analyse op je P2P- proces zoek je daarom altijd naar de balans tussen wat je wil weten en welke data al beschikbaar is. 

Maak een duidelijke keuze op welke data je in gaat zoomen. Je hebt hoe dan ook een verzameling van facturen en inkooporders nodig, evenals inzicht in welke bestelstromen gehanteerd worden. In de realiteit zal je vaak schipperen tussen wat je uit de analyse wil halen en wat daadwerkelijk haalbaar is,  maar elke analyse is beter dan géén analyse. Als er helemaal niets aan meten gebeurt, ben je geen enkele stap dichterbij het resultaat. 

Om de kwantitatieve analyse uit te voeren heb je verschillende mogelijkheden. Welke meting je uitvoert, hangt natuurlijk af van hoe je purchase-to-pay proces er op dit moment voorstaat. De meest gebruikte methodes voor het verzamelen van data om deze analyse uit te voeren zijn: 

  • Tijdmeting medewerkers: Een gedetailleerde analyse van hoeveel uur de medewerkers aan welke handelingen spenderen geeft de inzichten die je nodig hebt als je via de nulmeting de efficiency van het P2P-proces wil verbeteren. 
  • Excel-analyse: De simpelste manier om een analyse uit te voeren is het opstellen van een Excel- sheet aan de hand van de data die je al hebt. 
  • Process-mining: Process-mining is het in kaart brengen van het P2P-proces op basis van data uit een ERP- of P2P-systeem. Je trekt de data uit het systeem en gaat het proces aan de hand van deze data inzichtelijk maken. Process-mining is voor verschillende doeleinden geschikt, namelijk voor ontdekken, controleren en verbeteren van het P2P-proces. 

Aan de hand van onderstaand model helpen we jou op weg om de kwantitatieve volwassenheid van jouw P2P-proces te toetsen: 

Benieuwd naar meer inzicht in de volwassenheid van jouw P2P-proces op dit moment? Maak dan snel onze gratis test.


Extra
tips voor het analyseren van je P2P-proces 

Hieronder benoemen wij nog vijf extra punten waar je naar onze visie op moet letten bij het uitvoeren van een P2P-nulmeting- of analyse: 

1: Gebruik benchmark gegevens, maar staar je er niet blind op. 

Benchmark gegevens zijn altijd nuttig als basis en goed inzetbaar om jezelf te vergelijken met andere organisaties. Deze gegevens geven zeker het nodige inzicht, maar vergeet niet het verhaal achter de cijfers: Wat voor soort organisatie is het bijvoorbeeld? En hoe is het P2P-proces ingericht? Kijk bij het vergelijken van benchmark gegevens dan ook altijd naar de context en maak geen 1-op-1 vergelijking. 

2: Weet wat je meet: begrijp je cijfers en bouw controles in. 

Als het gaat om data zorg dan dat je snapt wat je meet en welke data je gebruikt en ook zeker waarom. Zorg ook dat er voldoende check en controles ingebouwd zijn die analyseren of de data klopt. Betrek er indien mogelijk en gewenst ook altijd een expert op het gebied van financiën bij. 

3: Valideer je uitkomsten en maak er geen wetenschappelijke studie van. 

Het kan soms handig en noodzakelijk zijn om alles tot op drie decimalen achter de komma te berekenen, maar in de praktijk is dat niet altijd nodig. Het is van veel groter belang om het verhaal achter de cijfers  te begrijpen. Uit de data die je verzamelt blijkt niet altijd waarom deze data zo is. De redenen die hierachter zitten, kunnen vaak wel worden ingevuld door de mensen die nauw betrokken zijn bij het proces. Gebruik deze kennis! 

4: Onderbouw genoemde knelpunten met data. 

Andersom geldt hetzelfde: de frustraties en knelpunten die medewerkers benoemen, kunnen voor hun  gevoel vaak voorkomen. Toch kan de data uitwijzen dat deze knelpunten minder frequent zijn dan mensen denken. Soms is het incidenteel, soms ook systematisch. Door de genoemde knelpunten met data te onderbouwen, ben je in staat hier op een goede manier op in te spelen. 

5: Wees transparant in het verbeter potentieel. Creëer een podium. 

Probeer in de analyse eerlijk te zijn over wat goed en slecht gaat. Vaak krijgen mensen de neiging om te  zeggen dat alles helemaal goed, of juist verschrikkelijk gaat. Wees daarom transparant met de data en schets een gebalanceerd, realistisch beeld. 


De uitkomst van de analyse van je P2P-proces 
 

Uit een P2P-Analyse verwacht je vaak dat de uitkomst zal leiden tot een grote omslag binnen de organisatie, omdat je bijvoorbeeld op verschillende vlakken ondermaats presteert en er flink wat werk voor de boeg ligt. Toch hoeft dit niet altijd zo te zijn. Onderstaande uitkomsten uit een praktijk casus vormen een indicatie van de conclusies die je kunt trekken na het uitvoeren van een nulmeting op je P2P- proces.

Inzoomen op de data 

Bij bovenstaande organisatie leek het op het eerste oog dat het hele P2P-proces niet goed presteerde. Na dieper in te zoomen op de data, bleek dat slechts vijf leveranciers 80% van de factuuruitval veroorzaakten. Los van deze vijf leveranciers, was er eigenlijk niet zo veel aan de hand. Het gericht aanpakken van deze vijf ‘vervuilers’ lost dus al een hoop problemen op. Intern kan dat hetzelfde geval zijn, zo viel uit de data af te leiden dat twee afdelingen of budgethouders de grootste vervuiling veroorzaakten. Zodra je dit constateert, kun je gericht met werknemers aan de slag om het weer recht te rekken.  

Benchmark gegevens en feedback

Na het verzamelen en controleren van alle data, zou je deze eens naast de benchmark gegevens kunnen houden. Misschien heb je op het eerste oog niets opvallends gevonden, maar kom je er door de data naast de benchmark gegevens erachter dat jouw percentage facturen met inkooporders veel lager is dan de benchmark. Uiteraard kan de uitkomst ook zijn dat je al aan de benchmarks voldoet, maar dat je nog steeds ruimte voor verbetering ziet. Bijvoorbeeld aan de hand van werknemers- of gebruikerstevredenheid.  

Wordt hier laag op gescoord in enquêtes, of komen klachten naar boven tijdens workshops? Dan kun je vervolgstappen nemen om dit te verbeteren - zoals bijvoorbeeld nieuwe software implementeren die de gebruikerstevredenheid vergroot. Kleine veranderingen kunnen dus vaak veel opbrengst genereren. Houd daarom altijd in de gaten wat de verhouding is tussen de verwachte opbrengst van een verandering en de effort die hiervoor nodig is. Door de opties uiteen te zetten in een simpele matrix, kun je overwegen welke wel of niet de moeite waard zijn: 

 

Vervolgstappen op basis van je P2P-analyse  

Het uitvoeren van je P2P-analyse begint dus met het samenstellen van je team, het bepalen van een strategie en het uitvoeren van de kwalitatieve en kwantitatieve metingen. Daarna ga je de uitkomsten analyseren. De laatste stap in je P2P-nulmeting of analyse is het uiteindelijk formuleren van concrete actiepunten waarmee je aan de slag kan gaan, of kan presenteren aan je werkgever. Maak hiervoor een business-case met een uitgebreid projectplan. Houd hierbij rekening met wat de deliverables zijn, waarmee kan de organisatie aan de slag? Bovendien is het van belang dat je een draagvlak voor je actiepunten vindt bij de stakeholders of je werkgever.  

Wil je meer informatie en advies over de nulmeting, specifiek gericht op jouw bedrijf? Of hands-on hulp bij het uitvoeren van de kwantitatieve en kwalitatieve metingen? Neem dan hier een kijkje om te zien wat wij voor je kunnen betekenen.