Bij de start van een nieuw P2P-project ga je enthousiast van start. De businesscase belooft allerlei verbeteringen, zoals een betere samenwerking met leveranciers, tijds- en kostenbesparingen en een hoge gebruiksvriendelijkheid. Niet gek dat iedereen die betrokken is bij het P2P-proces zo snel mogelijk de nieuwe software wil implementeren en het project wil afronden. Tegelijkertijd betekent het afronden van je P2P-project niet dat je P2P-proces altijd optimaal functioneert. P2P is een dagelijks proces en vereist constante sturing. Maar, hoe doe je dat? 

Deze vraag en meer werd beantwoord tijdens het webinar van 22 juni. In deze blog geven we een samenvatting van de belangrijkste onderwerpen die we besproken hebben zoals de elementen die komen kijken bij effectieve sturing, de verschillende rollen binnen het P2P-proces en het consequent doorvoeren van verbeteringen.  

Je kunt dit webinar uiteraard terugkijken. Dat doe je hier.  
 
Als je de informatie liever op je eigen tempo leest, dan ben je hier op de juiste plek! 

Waarom actief je P2P-proces sturen? 

Het komt regelmatig voor dat het enthousiasme voor een P2P-project afneemt als het project (bijna) is afgerond. Hier kunnen vele redenen achter zitten. Misschien is de go-live wel tegengevallen, of vermindert de aandacht voor het P2P-proces.  

Hoewel je deze situaties het liefst voorkomt, is dat niet altijd mogelijk. Tegelijkertijd zijn soortgelijke tegenvallers een dooddoener van het enthousiasme voor je P2P-project waardoor, in het ergste geval, je P2P-proces minder efficiënt verloopt dan voor het project. Gelukkig is dat met actieve sturing van je P2P-proces te voorkomen.  

 

De ingrediënten voor een goede start 

Het belang van constante sturing binnen je P2P-proces wordt steeds duidelijker. Grote organisaties hebben vaker P2P-specialisten als functie in dienst. Zo wordt het P2P-proces constant verbeterd en onderhouden. Maar voor middelgrote bedrijven is het vaak niet haalbaar om een volledige functie in te zetten ten behoeve van het P2P-proces. In de komende vier paragrafen bieden we een aantal ingrediënten waarmee je makkelijk een goede start maakt om je P2P-proces goed te laten functioneren. 

Ingrediënt 1: Doelstellingen 

Om je P2P-proces over langere tijd te blijven verbeteren begin je met het bepalen van P2P-doelstellingen. Ofwel: wat wil je bereiken met je P2P-proces? Zorg hierbij dat de P2P-doelstellingen:  

1. Aansluiten bij organisatiedoelstellingen 
2. Begrijpelijk en uitvoerbaar zijn 
3. Vertaalbaar zijn naar KPI’s 
4. Richting geven aan verbeterteams  

Doelstellingen zijn vaak onderverdeeld in kwantitatieve- en kwalitatieve doelstellingen. Bijna elke organisatie wil tijd- en kostenbesparingen realiseren binnen het P2P-proces (kwantitatief). Maar we zien bijvoorbeeld ook organisaties waar men de samenwerking met leveranciers wil verbeteren of de tevredenheid van gebruikers wil verhogen (kwalitatief). 

Ingrediënt 2: Visie 

Om je doelstellingen te bereiken, en daarmee een effectieve sturing van je P2P-proces te realiseren, heb je een visie nodig. Dit klinkt abstract, maar met een duidelijke visie weten medewerkers binnen de organisatie hoe bepaalde aspecten van P2P aangepakt moeten worden, zoals: hoe willen we de processen inrichten? En hoe moet de software ingezet worden? De proceseigenaar heeft hierin een leidende functie, als medewerkers vastlopen bij bepaalde keuzes is de proceseigenaar verantwoordelijk voor het maken van keuzes. Tegelijkertijd is het voor zowel medewerkers als de proceseigenaar makkelijker om keuzes te maken als er een visie is. Kortom: een sterke visie faciliteert actie.   

Ingrediënt 3: Data 

Data is, naast visie, een belangrijk instrument in het maken van de juiste keuzes voor je P2P-proces sturing. Om te weten welke beslissingen je moet nemen is inzicht in de huidige situatie nodig. Dat inzicht verkrijg je met data en data-analyse. Deze dienen als bron van informatie om keuzes te maken en bij te sturen. Daarnaast probeer je aan de hand van data de toekomst te voorspellen zodat je hierop kunt anticiperen. 

Om data effectief in te zetten gebruikt P2P&Verder het DIKW-model. Met gerichte vragen in elk van de vier stappen binnen dit model, kom je uiteindelijk tot nuttige toepassingen van data. En je kan zelfs toekomstige gebeurtenissen proberen te voorspellen.   

 

We maken dit concept concreet met een voorbeeld: stel dat uit je data blijkt dat de helft van de facturen niet matcht met de inkooporder(data). Je weet wat er is gebeurd, dus nu onderzoek je waarom het is gebeurd. Door de inkooporders te bestuderen kom je er wellicht achter dat inkooporders verder gestandaardiseerd moeten worden (informatie). Anders blijft de factuurmatching een deels handmatig proces (kennis). Met de nodige aanpassingen aan de inkooporders verwacht je dat deze vaker automatisch doorstromen (wijsheid).   

Het DIKW-model is toepasbaar op verschillende onderdelen van het P2P-proces maar ook op meerdere lagen van de organisatie.  

Ingrediënt 4: Team, eigenaar en capaciteit 

Natuurlijk zijn er ook mensen en tijd nodig om je P2P-proces te sturen en te verbeteren. Essentiële rollen voor het P2P-proces zijn: proceseigenaar, procescoördinator, procesexpert en een klankbordgroep. Daarnaast moet er vanuit de organisatie tijd en capaciteit beschikbaar zijn om deze rollen te vervullen. 

 

De proceseigenaar kijkt naar het P2P-proces vanuit een strategisch niveau en is verantwoordelijk voor sturing van het gehele P2P-proces.  

De procescoördinator stuurt de dagelijkse operatie aan en is de schakel naar de eindgebruikers. Voorbeelden van taken van de procescoördinator zijn: nieuwe ideeën in de praktijk brengen, in gesprek gaan met medewerkers over de resultaten uit een data-analyse of leveranciersgesprekken voeren om hen te integreren met nieuwe software. Het contact tussen de procescoördinator en eindgebruikers is erg belangrijk, omdat dit kan helpen om de software efficiënter te gebruiken en draagvlak te creëren.    

De procesexpert is vaak gespecialiseerd in data-analyse en/of de digitale structuren achter het P2P-proces. De expert is bijvoorbeeld bezig met het onboarden van leveranciers voor e-facturatie of geeft trainingen aan nieuwe medewerkers.  

Een klankbordgroep zie je vaak tijdens projecten om wijzigingen te monitoren en feedback te geven. Maar… we zien ook dat een klankbordgroep bij het einde van een project vaak wordt opgeheven, terwijl het P2P-proces nooit ophoudt. Daarom raden we aan om de klankbordgroep in stand te houden na het afronden van een project. 

Verbeteringen doorvoeren  

Omdat er binnen organisaties vaak minder tijd en capaciteit beschikbaar is dan uit te voeren taken binnen het P2P-proces, moet je keuzes maken. Ofwel: zo efficiënt mogelijk verbeteringen doorvoeren met de beschikbare capaciteit. 

Hiervoor gebruiken we binnen P2P&Verder de verbetermatrix. 

 

In deze matrix wordt de inspanning afgezet tegen het beoogde effect van een bepaalde verbetering.  

Idealiter worden alle verbeterideeën gestructureerd vastgelegd en in de matrix gezet. Ter ondersteuning kun je hiervoor vragen stellen als: wat is het knelpunt dat we willen oplossen? Hoeveel tijd kost dit? En staat het beoogde effect in verhouding tot de (tijds)investering? 

Daarna kan je capaciteit en prioriteit tegen elkaar afzetten. Stel dat een optimalisatie een hoge prioriteit heeft, maar tegelijkertijd veel capaciteit kost, onderzoek dan of eventueel een extra medewerker ondersteuning kan bieden.  

Houd de eindgebruikers betrokken 

Draagvlak voor veranderingen is binnen elke organisatie belangrijk. Zo ook bij het sturen en verbeteren van je P2P-proces. Om dit te realiseren is het belangrijk dat eindgebruikers betrokken blijven bij de veranderingen van het P2P-proces. 

Zoals we al eerder benoemden, is de klankbordgroep een sterk instrument om consequent verbeteringen in je P2P-proces mogelijk te maken. Maar dit is niet de enige manier. Je kan bijvoorbeeld een maandelijks blog schrijven, een webinar geven, een gedecentraliseerd P2P-team opzetten of met data verbetering voor iedereen inzichtelijk maken op een intranet. Hoe je het ook doet, zorg in ieder geval voor regelmatige updates, zodat de eindgebruiker op de hoogte blijft. Hoe hoger de betrokkenheid, hoe groter het draagvlak is.  

Extra informatie en kennis 

Wil je meer weten over P2P? Onze website staat vol met soortgelijke blogs, whitepapers en webinars. Allemaal ter ondersteuning van jouw P2P-proces. Je mag ons uiteraard ook persoonlijk benaderen door contact op te nemen. 

Op 21 september organiseren we het volgende webinar: P2P & verandermanagement. Wil je hierbij zijn? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven.