Op het werk is de zomerperiode vaak rustig(er). Klanten en collega's zijn met vakantie en misschien ga je zelf ook op pad. De zomer is daarom een mooie tijd om je purchase-to-pay proces te verbeteren. Dat gaat extra makkelijk met onze vijf quick wins.

Door je P2P-proces te verbeteren zorg je voor een efficiëntieslag in je inkoop en financiën. Wil jij weten hoe je dat doet? In deze blog geven wij vijf quick wins waarmee je snel en eenvoudig je P2P-proces verbetert.

 

Quick Win 1: zorg voor een actuele vervangingsregeling

Ga je deze zomer op vakantie? Regel dan een vervanger voor je belangrijkste taken. Hiermee voorkom je dat inkooporders blijven liggen tot na je vakantie. Ook bij facturen is dit erg belangrijk. Het niet of te laat betalen van facturen kan zorgen voor aanmaningen en boze klanten. Regel daarom een vervanger die deze zaken oppakt. Laat dit vervolgens aan je contactpersonen en klanten weten. Een vervanger regelen is vaak net zo eenvoudig als je out of office instellen. Doen dus!

 

Door een vervangingsregeling in te stellen, voorkom je vertragingen en worden de taken tijdig afgehandeld. Zo weet je zeker dat jouw bestellingen op tijd geleverd en ontvangen worden.

 

Heeft je collega geen vervanger ingesteld? Neem dan contact op met je functioneel beheerder.

 

Quick Win 2: verbeter de content in de applicatie

Om het P2P-proces soepel te laten verlopen, heb je goede en kwalitatieve content nodig. Denk bijvoorbeeld aan stamdata, contracten en catalogi. 

 

Neem deze content eens onder de loep. Vragen die je na kan gaan:

• Zijn je catalogi nog actueel?
• Kloppen de artikelen en de bijbehorende prijzen?
• Kloppen de boekingsvoorstellen nog?
• Zijn alle gebruikers nog werkzaam in de organisatie?
• Hebben de nieuwe medewerkers het juiste gebruikersaccount?

 

Zet de antwoorden op deze vragen op een rijtje. Kijk goed of en welke collega's je kan inschakelen om informatie aan te leveren of processen te verbeteren. Op deze manier maak je eenvoudig een plan van aanpak voor het verbeteren van je applicatie. Hoe beter je content, hoe makkelijker de gebruiker zijn weg vindt in de applicatie. Zo verbeter je de kwaliteit van het proces.

 

Quick Win 3: bel een concullega

Bij het verbeteren van een app, systeem of werkwijze kan je veel van elkaar leren. Een andere invalshoek, frisse wind of nieuwe ideeën werken inspirerend.

Bij P2P & Verder zit kennisdelen in ons DNA. Uit onze webinars kan je bijvoorbeeld veel kennis halen. We hoorden ooit iemand zeggen: niets zo praktisch als een mooi stukje theorie.

Het is natuurlijk nog leuker  om je kennis op te halen bij branche- en vakgenoten. In een gesprek kan je specifieke casussen of onderwerpen bespreken en uitdiepen. Zo deel je kennis én ervaring. Dus bel die collega, vakgenoot of concurrent, plan een afspraak en leer van elkaar.

 

Quick Win 4: sluit nieuwe leveranciers aan op e-facturatie

E-facturatie is een echte quick win. Hiermee besparen jij en je leveranciers veel tijd. In plaats van handmatig facturen te downloaden en ondertekenen, gaat het hele proces vanzelf. Met maar één muisklik heb je alle informatie op de juiste plek in het systeem.

Zo stroomlijn je niet alleen je eigen bedrijfsprocessen, maar ook die van je leveranciers. Zijn je leveranciers nog niet (allemaal) aangesloten op e-facturatie? Sluit je vijf grootste leveranciers dan deze zomer aan.

Quick win 5: breng je belangrijkste P2P afspraken in kaart

September en oktober zijn vaak populaire startdata voor nieuwe collega's. Dat betekent dat je na de zomervakantie veel nieuwe bestellers, budgethouders en andere gebruikers aan je systeem toe mag voegen.

Voor al deze nieuwe gebruikers is het systeem waarschijnlijk nog onbekend. Het kan daarom lonen om een instructiekaart op te stellen. Zo raken nieuwe gebruikers snel bekend met de belangrijkste P2P-afspraken.

In de instructiekaart kan je de volgende vragen opnemen:

• Wat bestel je waar?
• Wie mag wat goedkeuren?
• Hoe registreer je de goederenontvangst?
• Hoe keur een factuur goed of af?
• Waar kan je terecht voor vragen?

 

Meer weten over het P2P proces?

Bij P2P & Verder houden we van kennis delen. Bijvoorbeeld via onze webinars en whitepapers. Hier vind je kennissessies en informatie over alles wat met purchase-to-pay te maken heeft. Wil je wekelijkse tips en quick wins? Volg dan onze pagina op LinkedIn.

Heb je behoefte aan een gestructureerde aanpak voor het opsporen van verbeterpotentieel? Lees dan onze whitepaper over nulmeting en analyse. Hierin lees je alles over het opzetten van een nulmeting, hoe je je P2P proces het beste kan analyseren én welke vervolgstappen je kan zetten.

 

En tot slot: heb je nog vragen over het purchase-to-pay systeem? Of over de quick wins in deze blog? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.