P2P Business Case: Gouden bergen of bodemloze put?

Blog P2P Business Case
Gepubliceerd op: 05-04-2021

P2P & Verder is in 2021 gestart met een serie van vijf bijeenkomsten over Purchase-to-Pay onderwerpen. In de eerste sessie stonden we stil bij de analyse en nulmeting van je P2P proces. Hierbij hebben wij besproken hoe je een goede analyse van je P2P proces uitvoert en hoe je met een nulmeting de stand van zaken bepaalt. 

In potentie zijn er drie verschillende uitkomsten die uit de P2P analyse voort kunnen komen:

  1. We komen aardig in de buurt van de benchmark: dit houdt in dat we niet veel hoeven aan te passen en moeten behouden wat goed is. 
  2. Er zijn enkele specifieke onderdelen voor verbetering vatbaar: dit betekent dat we kleine verbeterprojecten kunnen starten om met deze onderdelen aan de slag te gaan. 
  3. Op verschillende vlakken loopt het P2P proces niet optimaal en er is een groot verbeterpotentieel. Om de situatie te verbeteren, zul je een project moeten opstarten en aan de slag moeten gaan met een business case en projectvoorstel. 

Wanneer uit de P2P analyse en nulmeting blijkt dat het verstandig is om het verbetertraject wat groter aan te pakken, is het belangrijk een goede business case op te stellen en aansluitend een plan van aanpak of projectvoorstel. In deze blog nemen wij je mee langs de verschillende aspecten van een Business Case en het opstarten van een P2P project. Hierbij gaan wij in op de vraag hoe je erachter komt wat een P2P project jouw organisatie kan opleveren aan de hand van de volgende onderwerpen:

  • Waarom zou je een P2P Business Case opstarten?
  • De P2P Business Case in de verschillende projectfasen
  • Wat staat er minimaal in een P2P Business Case?
  • Wat levert een P2P project op?
  • Berekenen van inkoopbesparingen en efficiency
  • Wat kost een P2P project?
  • Het maken van verschillende scenario’s 
  • 6 tips bij het opstellen van een P2P Business Case
  • Je hebt een Business Case opgesteld: wat nu? 
  • Het onderhouden van je Business Case


Waarom zou je een P2P Business Case opstarten? 

De Business Case is de zakelijke rechtvaardiging van een project. In de Business Case staat kort gezegd wat het P2P project oplevert en wat het project kost. Vragen die bijvoorbeeld worden beantwoord in een Business Case zijn:

  • Wat draagt het P2P project bij aan de strategie en doelstellingen van de organisatie?
  • Wat zijn de voordelen van het P2P project?
  • Wat zijn de kosten en wat zijn de risico's van het P2P Project?
  • Etc. 

De Business Case is voor het hogere management en stakeholders vaak het middel om een besluit te nemen of het P2P project wel of niet start. Het is daarom dus erg belangrijk dat je Business Case zo goed mogelijk in elkaar zit. 

 

De P2P Business Case in de verschillende projectfasen

De P2P Business Case speelt in alle verschillende fases van het project een rol. Zo wordt de business case opgesteld tijdens de start van het P2P project, maar is het belangrijk de Business Case ook actueel te houden tijdens de verdere verloop van het project:

De start van het P2P project

Zoals in bovenstaande afbeelding is te zien, is het bij de start van het P2P project met name belangrijk de baten en kosten goed in kaart te brengen. Op basis hiervan krijg je goedkeuring om het projectplan op te stellen. 


Tijdens de implementatiefase
Tijdens de implementatiefase is het belangrijk om op basis van voortschrijdend inzicht de Business Case up to date te houden. Op deze manier behoudt je tijdens het hele project een realistisch beeld van de te verwachten uitkomsten.

Afronding van het P2P project: de Going Concern fase
Ook wanneer het project ten einde loopt, ben je nog niet klaar. Dit is hét moment om te meten of de baten daadwerkelijk gerealiseerd zijn. Wees je daarnaast bewust van de ‘Going Concern’ fase. Dit is de fase die ingaat nadat het project is afgerond. In deze Going Concern fase werken de maatregelen die je tijdens het project in gang hebt gezet nog door op de resultaten: het is belangrijk dat deze ook na afronding van het project positief zijn. 

 

Wat staat er minimaal in een P2P Business Case?

De meeste organisaties hebben een een eigen standaard voor het opstellen van een Business Case. Omdat je de interne stakeholder wilt overtuigen, is ons advies dan ook hierbij aan te sluiten en gebruik te maken van het template dat intern binnen je organisatie gebruikt wordt. Over het algemeen komen hierin de volgende aspecten terug: 

  • Aanleiding
  • Kwantitatieve & Kwalitatieve baten
  • Kosten 
  • Risico’s 
  • Scenario’s
  • Gevraagd besluit
  • Aanpak op hoofdlijnen

In de rest van deze blog gaan wij verder in op de verschillende aspecten. Hierbij behandelen we verschillende tips & tricks en gaan we onder andere in op hoe je de baten en kosten precies kunt meten en met welke risico’s je rekening moet houden in je Business Case.


Wat levert een P2P project op?

Een succesvol P2P project maakt het mogelijk besparingen te realiseren en de organisatie te professionaliseren. Hoewel een P2P project veel positieve uitkomsten kan hebben, is een P2P project niet de oplossing voor al je problemen. Zo levert een P2P project in ieder geval niet het volgende op: 



Een P2P project is geen snelle oplossing voor je problemen. Ook zal niet iedereen direct tevreden zijn. Zo zullen gebruikers bijvoorbeeld moeten wennen aan nieuwe processen en een nieuwe applicatie. Daarnaast levert een P2P project ook geen proces op waar je vervolgens niet meer naar om hoeft te kijken. Voor een goed functionerend P2P proces blijft namelijk onderhoud en bijsturen nodig. 


Wat levert een P2P project dan wel op? 

P2P projecten leveren zowel kwantitatieve als kwalitatieve verbeteringen:


Bovenstaande elementen komen dan ook terug in je Business Case. Op welke elementen de Business Case zich focust en waar je na afronding van het P2P project de meeste resultaten ziet, kan hierbij echter verschillen. Dit heeft te maken met welk element de doorslaggevende factor vormde voor jouw organisatie om een P2P project te starten. Had jouw organisatie met name hoge inkoopkosten en was dit de aanleiding om een P2P project te starten? Dan zie je met name op het gebied van inkoopbesparingen resultaat. Hierbij is een combinatie van verschillende elementen mogelijk en kunnen verbeteringen op het ene gebied leiden tot verbeteringen op een ander gebied. Zo kan een verbeterde grip en control op het proces bijvoorbeeld meer inzicht in de efficiëntie opleveren, waardoor je hier vervolgens weer stappen in kan gaan zetten. 

In onze blog over het opzetten en uitvoeren van een nulanalyse leer je meer over het verschil tussenhoe je de kwantitatieve en kwalitatieve metingenanalyse uitvoert.


Berekenen van inkoopbesparingen en efficiency

De kwalitatieve uitkomsten van het P2P project zijn met name goed te meten door interviews, enquêtes en workshops. Bij het meten van de kwantitatieve uitkomsten, namelijk de inkoopbesparingen en efficiëntie, komt wat meer bij kijken.


Inkoopbesparingen

Het resultaat op de inkoopbesparingen is uiteraard afhankelijk van de huidige situatie en volwassenheid van je organisatie. Hierbij geldt; hoe hoger je huidige volwassenheid, hoe lager de potentiële baten. Met onze test krijg je meer inzicht in de huidige volwassenheid van je organisatie. 

Bij de inkoopbesparingen maken wij onderscheid tussen besparingen in het ‘Source-to-Contract’ proces en besparingen in het Purchase to Pay proces. Het Source-to-Contract proces beslaat het tactische en strategische inkoopproces. In dit proces sluit je nieuwe contracten met leveranciers. De grootste gecontracteerde besparingen vinden meestal hierin plaats. Het gaat er uiteindelijk echter niet om wat er op papier staat qua besparingen, maar juist om welke besparingen daadwerkelijk gerealiseerd worden. Door een goed Purchase-to-Pay proces realiseer je de gecontracteerde besparingen. Dit geldt met name voor contracten waarbij er veel verschillende bestellers zijn. Een goed P2P proces leidt er namelijk toe dat de bestellers bij de juiste leveranciers bestellen, tegen de juiste contractuele condities.

Tips voor het berekenen van inkoopbesparingen

  • Analyseer beïnvloedbare Non PO spend
  • Schat het verwachte besparingspercentage (literatuur wijst uit dat organisaties gemiddeld 2 - 5 besparen op spend)
  • Kijk naar Contract Compliance en Maverick Buying
  • Werk met hoge en lage scenario’s


Efficiëntie en personele consequenties

Bij efficiëntie en personele consequenties is het belangrijkste doel dat er meer werk wordt verzet in minder tijd. Besparingen hierin zie je vooral terug bij de afdelingen  Financiële administratie en Inkoop. 

Financiële administratie

Bij het meten van de financiële administratie vormt een goed uitgangspunt het aantal fte’s dat door medewerkers besteed wordt aan het verwerken van facturen. Om de fte’s op een goede manier te meten, kan het volgende stappenplan houvast bieden:

  1. Onderzoek het huidig aantal fte’s dat bezig is met factuur verwerken. 
  2. Verdeel de uren over facturen met inkooporder (PO) en facturen zonder inkooporder (Non PO).
  3. Bepaal een realistische doelstelling voor het % PO-facturen en % matching
  4. Bereken de nieuwe ratio facturen / fte en bepaal de FTE-besparing

Inkoop

Bij Inkoop zijn ook besparingen te realiseren, met name bij de afdeling Operationele Inkoop. De besparingen op Inkoop verschillen, in vergelijking met besparingen op Financiële Administratie, sterker qua vertreksituatie. Bij een P2P project zijn er op het gebied van Inkoop dan ook verschillende verbeterpunten en uitkomsten mogelijk. Hieronder geven wij wat voorbeelden van een mogelijk resultaat van een P2P project op voor Inkoop:

  1. De vorm van het werk verandert voor Inkoop medewerkers: waar zij eerst wellicht nog veel bezig waren met administratieve werkzaamheden, zullen zij zich meer moeten gaan focussen op beheer en ondersteuning gebruikers; 
  2. Indien Operationele Inkoop voorheen alle bestelaanvragen handmatig omzette naar inkooporders, zie je dat een P2P-project ervoor zorgt dat gebruikers veel meer zelfstandig orders plaatsen. In dit geval is een besparing mogelijk bij Operationele Inkoop.
  3. Het kan ook zijn dat je als organisatie nog weinig werkte met inkooporders en dus slechts een kleine Operationele Inkoop afdeling hebt. In dit geval leidt het werken met inkooporders tot een toename van inkoopwerkzaamheden.  

Benieuwd naar wat een P2P project jouw organisatie op zou kunnen leveren? Met onze test kom je erachter of een P2P project zinvol is voor jouw organisatie en of het P2P project levensvatbaar is. 


Wat kost een P2P-project?

Bij een P2P-project heb je te maken met zowel eenmalige- als doorlopende kosten:

Het is belangrijk zowel de eenmalige, als doorlopende kosten op te nemen in je Business Case.


Het maken van verschillende scenario’s

Tijdens het opstellen van je Business Case is het belangrijk verschillende scenario’s en uitkomsten van je P2P project toe te voegen. Voorbeelden van scenario's zijn bijvoorbeeld:

  • Niets doen
  • Optimalisatie huidige systemen
  • Alleen inkoopapplicatie
  • Geïntegreerde P2P-oplossing

Deze scenario’s volgen uiteraard deels uit de analyse en nulmeting die je hebt uitgevoerd. Elk scenario heeft voor-en nadelen, zowel op de situatie na livegang als tijdens het project. Advies is de scenario's te scoren op verschillende criteria. Voorbeelden van criteria na livegang zijn functionaliteit, toekomstbestendigheid en beheer. Voorbeelden van projectcriteria zijn doorlooptijd, projectkosten en projectrisico's. 

Door middel van het opnemen van verschillende scenario’s in je Business Case maak je het management duidelijk dat zij iets te kiezen hebben en wat de gevolgen zijn van het kiezen van een bepaald scenario. 

 

6 Tips bij het opstellen van een business case

Houd bij het opstellen van een business case ook rekening met de volgende elementen:

  1. P2P is geen deel in zich zelf. Het project moet aansluiten bij de strategie van de organisatie. Doet het dat niet? Kies er dan voor om het project niet te starten. 
  2. Betrek de Business ControllerBusiness Controllers weten hoe je business cases opstelt en kunnen waardevolle input leveren.
  3. Zorg voor een goede opdrachtgever. De opdrachtgever is de eigenaar van de Business Case. Zorg daarom voor een goede 
  4. Gebruik het template van jouw organisatie. 
  5. Houd de business case actueel. Ook tijdens het project. 
  6. Wees eerlijk over de risico’s.


Wees eerlijk over de risico’s

Het is belangrijk om open te zijn over de risico’s die bij een P2P project horen, zowel voorafgaand als tijdens het P2P project. Een P2P project is namelijk een traject, waarin veranderingen binnen de organisatie(cultuur) gerealiseerd moeten worden. Er zijn dan ook verschillende risico’s waar je bij een P2P project tegenaan kan lopen:

  • Verandering: bestellers of organisatieonderdelen willen niet veranderen;
  • Technische complexiteit: bijvoorbeeld op het gebied van interfaces; 
  • Procesaanpassingen: het gewenste (of huidige) proces past niet precies in de software;
  • Implementatie-inspanning kan groter zijn dan verwacht;
  • Beschikbaarheid en capaciteit van medewerkers en projectteam matchen niet altijd met wat er nodig is voor het P2P project. 

Om op een goede manier met deze risico’s om te gaan en deze ook te delen met de stakeholders, raden wij aan om middels het maken van een matrix de belangrijkste risico’s te bepalen. Hierbij geldt: wat is de kans op een risico en wat is de impact van dit risico? En wat zijn vervolgens de tegenmaatregelen hiertegen? Maak daarnaast ook gebruik van een gevoeligheidsanalyse. Hierbij stel je een neutraal-, positief-, en negatief scenario op. Bij het positieve scenario kijk je naar wat de situatie is als het project 25 % meer oplevert en bij het negatieve scenario kijk je naar wat de situatie is als het project 25 % meer kost en 25 % minder oplevert. Dit zorgt voor een reëel beeld bij je business case. 


Je hebt een Business Case opgesteld: wat nu? 

Het opstellen van een Business Case is een goede start, maar het is nog niet genoeg. Zo zul je eerst het management en stakeholders moeten overtuigen van de waarde van jouw Business Case. Verandering is niet altijd makkelijk: begin daarom al vooraf en tijdens het opstellen van jouw Business Case met het creëren van draagvlak voor jouw p2p project. Hier kun je niet vroeg genoeg mee beginnen. Hieronder geven wij je tips om het draagvlak intern te organiseren: 

  • Betrek de belangrijkste stakeholders 
  • Vertel de voordelen, maar wees ook eerlijk over de investeringen.
  • Houdt rekening met de verschillende belangen in de organisatie, vraag om feedback
  • Geef keuzes en onderhandel met partijen. Zo worden ze medeverantwoordelijk.
  • Een perfect document is niet genoeg. Ook de informele lijn is belangrijk. 
  • Zorg dat de baten ook gevoeld worden, niet alleen de kosten. 


Het onderhouden van je Business Case en het kiezen van de juiste software

Yes! Je hebt je Business Case volgens de regels opgesteld en ook nog eens akkoord gekregen: hoe verloopt dit nu verder in de praktijk? Houd je de business case actueel of is het een eenmalige exercitie? De beste tip die wij jou kunnen geven is: onderhoud jouw Business Case en blijf hem aanpassen naarmate het P2P project verder vordert. Zo houd je oog voor de effecten die de aanpassingen teweeg brengen en kan je daarnaast het proces bijsturen zodat je alles uit het P2P project kan halen.  

Een belangrijk onderdeel van een succesvol P2P project is het gebruik maken van de juiste software. In de kennissessie ‘Hoe kies ik de juiste leverancier’ leer je alles over het kiezen van de juiste software leverancier, het onderscheid tussen verschillende marktpartijen en hoe je het inkooptraject van P2P software precies inricht. Schrijf je hier in. 

Wil je doorpraten over jouw P2P project of Business Case? Neem dan contact op met Ewald Schaap