P2P & Verder is in 2021 gestart met een serie van vijf bijeenkomsten over Purchase-to-Pay onderwerpen. In de eerste sessie stonden we stil bij de analyse en nulmeting van je P2P proces. Hierbij hebben wij besproken hoe je een goede analyse van je P2P proces uitvoert en hoe je met een nulmeting de stand van zaken bepaalt. 

In potentie zijn er drie verschillende uitkomsten die uit de P2P analyse voort kunnen komen:

1. We komen aardig in de buurt van de benchmark: dit houdt in dat we niet veel hoeven aan te passen en moeten behouden wat goed is. 
2. Er zijn enkele specifieke onderdelen voor verbetering vatbaar: dit betekent dat we kleine verbeterprojecten kunnen starten om met deze onderdelen aan de slag te gaan. 
3. Op verschillende vlakken loopt het P2P proces niet optimaal en er is een groot verbeterpotentieel. Om de situatie te verbeteren, zul je een project moeten opstarten en aan de slag moeten gaan met een business case en projectvoorstel. 

Wanneer uit de P2P analyse en nulmeting blijkt dat het verstandig is om het verbetertraject wat groter aan te pakken, is het belangrijk een goede business case op te stellen en aansluitend een plan van aanpak of projectvoorstel. In deze blog nemen wij je mee langs de verschillende aspecten van een Business Case en het opstarten van een P2P project. Hierbij gaan wij in op de vraag hoe je erachter komt wat een P2P project jouw organisatie kan opleveren aan de hand van de volgende onderwerpen:

• Waarom zou je een P2P Business Case opstarten?
• De P2P Business Case in de verschillende projectfasen
• Wat staat er minimaal in een P2P Business Case?
• Wat levert een P2P project op?
• Berekenen van inkoopbesparingen en efficiency
• Wat kost een P2P project?
• Het maken van verschillende scenario’s 
• 6 tips bij het opstellen van een P2P Business Case
• Je hebt een Business Case opgesteld: wat nu? 
• Het onderhouden van je Business Case

Waarom zou je een P2P Business Case opstarten? 

De Business Case is de zakelijke rechtvaardiging van een project. In de Business Case staat kort gezegd wat het P2P project oplevert en wat het project kost. Vragen die bijvoorbeeld worden beantwoord in een Business Case zijn:

• Wat draagt het P2P project bij aan de strategie en doelstellingen van de organisatie?
• Wat zijn de voordelen van het P2P project?
• Wat zijn de kosten en wat zijn de risico's van het P2P Project?
• Etc. 

De Business Case is voor het hogere management en stakeholders vaak het middel om een besluit te nemen of het P2P project wel of niet start. Het is daarom dus erg belangrijk dat je Business Case zo goed mogelijk in elkaar zit. 

 

De P2P Business Case in de verschillende projectfasen

De P2P Business Case speelt in alle verschillende fases van het project een rol. Zo wordt de business case opgesteld tijdens de start van het P2P project, maar is het belangrijk de Business Case ook actueel te houden tijdens de verdere verloop van het project:

De start van het P2P project

Zoals in bovenstaande afbeelding is te zien, is het bij de start van het P2P project met name belangrijk de baten en kosten goed in kaart te brengen. Op basis hiervan krijg je goedkeuring om het projectplan op te stellen. 

Tijdens de implementatiefase
Tijdens de implementatiefase is het belangrijk om op basis van voortschrijdend inzicht de Business Case up to date te houden. Op deze manier behoudt je tijdens het hele project een realistisch beeld van de te verwachten uitkomsten.

Afronding van het P2P project: de Going Concern fase
Ook wanneer het project ten einde loopt, ben je nog niet klaar. Dit is hét moment om te meten of de baten daadwerkelijk gerealiseerd zijn. Wees je daarnaast bewust van de ‘Going Concern’ fase. Dit is de fase die ingaat nadat het project is afgerond. In deze Going Concern fase werken de maatregelen die je tijdens het project in gang hebt gezet nog door op de resultaten: het is belangrijk dat deze ook na afronding van het project positief zijn. 

In de rest van deze blog gaan we verder in op de inhoud van de P2P Business Case, de kosten en baten van het P2P project, de kwalitatieve- en kwantitatieve analyse, het berekenen van inkoopbesparingen en efficiency, het maken van verschillende scenario's in je Business Case, delen we extra tips voor het opstellen van de Business Case en vertellen we meer over de vervolgstappen. Wil je verder lezen? Klik dan hier.

Wil je doorpraten over jouw P2P project of Business Case? Neem dan contact op met Ewald Schaap.