P2P Software: hoe maak ik een geslaagde selectie?

Schermafbeelding 2021 05 04 Om 12.52.19
Gepubliceerd op: 04-05-2021

Passende P2P software speelt een cruciale rol in het succes van jouw P2P proces. De P2P software kies je niet zomaar en er zijn veel aspecten waar je rekening mee moet houden. In deze blog nemen wij je graag mee langs het gehele inkooptraject van P2P software en delen wij onze leerervaringen en tips om met jou om succesvol P2P software te selecteren


Verwachtingsmanagement P2P Software 

Wanneer er een nieuwe P2P software wordt aangeschaft, is de verwachting dat dit de tevredenheid van gebruikers een enorme boost zal geven. Echter, de tevredenheid van de P2P software kan gedurende het traject erg variëren.

Wat wij vaak zien in de praktijk is dat in het begin van het P2P project vaak te veel van de software wordt verwacht. Hierbij strookt de verwachting van de P2P software niet met de tevredenheid na zowel de go-live fase als de tevredenheid op lange termijn.  
Bij de start van een P2P project en het inzetten van nieuwe P2P software gedurende het P2P project is het de kunst om de tevredenheid zo hoog mogelijk te houden. Een hogere tevredenheid kan worden bereikt door standaard training en opleiding, maar het beste resultaat zal worden bereikt door het inzetten van actieve ketensturing.  


Actieve ketensturing 

Met actieve ketensturing maak je het mogelijk de tevredenheid over de P2P software na de ‘go-live’ fase te verhogen. Het eerste deel van actieve ketensturing begint al vóór de go-live fase bij realistisch verwachtingsmanagement. Zorg ervoor dat er realistische verwachtingen zijn van de nieuwe P2P software. Benader hierbij ook de P2P software van een breder perspectief en niet als een tool die alle problemen zal oplossen. Wanneer de nieuwe P2P software is geïmplementeerd, begint het tweede deel van actieve ketensturing. Ook tijdens het verdere traject is het belangrijk actief met de keten aan de slag te blijven. Zo is het belangrijk gebruikers actief bij de nieuwe P2P software te betrekken, een duidelijke keteneigenaar aan te stellen en heldere doelstellingen te formuleren.  

Zowel het creëren van realistische verwachtingen voor de go-live fase als een actieve ketensturing na de go-live fase, draagt bij aan een hogere tevredenheid van de nieuwe P2P software:  

P2P software selectie


Het inkooptraject van P2P software 

Aan het kiezen van een P2P software gaan veel verschillende stappen vooraf. Deze stappen samen vormen het inkooptraject. Bij het uitvoeren van een inkooptraject volgt P2P&Verder zeven stappen, namelijk:

P2P software selectie

  1. Het opstellen van de Business Case  
  2. Marktoriëntatie 
  3. Requirements 
  4. Request for Proposal (RFP) 
  5. Contracteren 
  6. Implementatie 
  7. Evaluatie 

Het inkooptraject van P2P software begint bij het opstellen van de P2P business case. Wanneer de business case is opgesteld, vormt de marktoriëntatie het beginpunt van het succes van het inkooptraject. In het verdere verloop van deze blog zullen wij op de verschillende stappen van het inkooptraject van P2P software ingaan en hier ook de best practices voor behandelen.  


Stap 2: De marktoriëntatie  


Welke expertise heb je nodig in je inkoopteam? 

Een marktoriëntatie kan niet worden uitgevoerd zonder een inkoopteam. Een succesvol inkooptraject wordt deels bepaald door de expertise van dit team. Wij raden aan met de volgende punten rekening te houden: 

  • Draagvlak voor het inkooptraject is belangrijker dan de snelheid: een goed samengesteld inkoopteam kan een bijdrage leveren aan dit draagvlak; 
  • Stel daarom een divers team samen vanuit de organisatie met expertise op verschillende gebieden. Denk bijvoorbeeld aan een inkoopadviseur, functioneel beheerder, business analist, project leider, financieel adviseurs, behoeftestellers en materiedeskundige voor rapportages.  


Waarom is een marktoriëntatie voor de selectie van P2P software belangrijk?  

De P2P markt is een markt met veel verschillende aanbieders. Deze markt leent zich dan ook goed voor marktoriëntatie. Het uitvoeren van een marktoriëntatie voor P2P software zien wij als de sleutel om te toetsen of de requirements die je stelt en de scope die je hebt realistisch zijn. Maar, marktoriëntatie mag ook om de volgende redenen niet bij het inkooptraject van P2P software ontbreken:

  • Niet alleen jij bent kritisch in het kiezen van een P2P software leverancier; P2P leveranciers zijn ook kritisch waar ze zich op inschrijven. Het is daarom belangrijk om ook hun draagvlak te krijgen. Een goede marktoriëntatie kan hierbij bijdragen;  
  • Marktoriëntatie biedt zowel voor de aanbieder als de inkopende partij de kans om kennis te maken en kennis te vergaren;  
  • Het verhoogt hiermee de kwaliteit van de FRP/aanbesteding.  

Tip: Richt je in de marktoriëntatie niet alleen op P2P software bedrijven, maar vraag ook collega organisaties naar hun concrete ervaringen. Dit levert vaak zeer waardevolle informatie op! 


Hoe kom je van een longlist naar een shortlist?  

Je hebt je op de P2P markt georiënteerd en hebt een aantal interessante marktpartijen ontdekt. Uiteindelijk zal je maar met een partij in zee gaan. Van deze partijen zul je nu dus eerst een selectie moeten maken. Voor het selecteren van de juiste P2P software partij zijn er verschillende selectiecriteria die je aan kunt houden: 

  • Complexiteit van de processen;
  • Inkoopvolwassenheid;
  • TCO; 
  • Grootte softwarebedrijf vs. organisatie;  
  • Afstemming dienstverlening; 
  • Beschikbare modules; 
  • Ervaring met ERP Koppelingen. 

Deze marktinformatie is te vinden via algemene marktrapporten, maar het is erg lastig om op basis hiervan echt een concreet beeld te kunnen vormen. Een onafhankelijk adviseur met kennis van de P2P markt die veel van dit soort trajecten uitvoert, kan hierbij goede ondersteuning bieden. Benieuwd naar de mogelijkheden of naar wat de selectiecriteria precies inhouden? Wij helpen graag!


De marktontwikkelingen 

Wij zien anno 2021 de volgende markt ontwikkelingen: 

P2P software selectie

  • Overnames P2P software door ERP leveranciers: recent zijn er een aantal overnames geweest waarbij specifieke P2P software leveranciers overgenomen zijn door traditionele ERP leveranciers. 
  • Er zijn meerdere internationale spelers op de markt, maar het gebruik er van is nog beperkt in Nederland. Wel worden er lokale partijen door internationale partijen overgenomen 
  • Er vindt meer en meer samenwerking plaats tussen P2P software bedrijven en adviseurs die optreden als resellers of implementatiepartner. In tegenstelling tot P2P & Verder zijn veel P2P adviseurs dus niet onafhankelijk!;
  • De markt is goed en P2P leveranciers worden over het algemeen wat kritischer op RFP-trajecten.  


Stap 3: Het vastleggen van de requirements
  

Waar moet de P2P software aan voldoen? En welke problemen moet de P2P software oplossen? Voordat je een RFP opstelt, is het belangrijk om na te denken waar jullie de P2P software voor willen gebruiken. Wij adviseren om niet de oplossing naar de markt te brengen, maar juisthet probleem. Op deze manier biedt je voldoende ruimte aan de P2P software leverancier om in te spelen op jouw probleem. Wanneer je zelf zeer gedetailleerde requirements naar de markt brengt, beperk je de creativiteit van de P2P software leverancier en sluit je wellicht betere oplossingen bij voorbaat uit. Breng dus het probleem naar de markt, en niet de oplossing.


Stap 4: Het opstellen van een goede RFP of aanbesteding
 

Een RFP of aanbesteding zal (als het goed is) uiteindelijk leiden tot een deal met een P2P softwareleverancier. Een goede aanbesteding bestaat in ieder geval uit aandacht voor je doelstellingen en een heldere scope en omvang. Zo kan een potentiële P2P software leverancier goed aangeven hoe zijn dienstverlening aansluit op jouw vraag en hoe zij je kunnen helpen. Verder bestaat een goede RFP nog uit de volgende elementen:

  • Kritische check op requirements, wat is echt noodzakelijk; 
  • Use cases; 
  • Demonstraties; 
  • Het betrekken van de business in de klik sessies; 
  • Prijsmodel, vergelijkbaarheid; 
  • Non functionals/contractering: probeer hiervoor de eisen in het contract zo realistisch mogelijk te houden.  

Tip: maak van de use cases in je RFP een centraal element. Dit kan namelijk bij uitstek worden gebruikt om leveranciers praktisch uit te dagen een probleem op te lossen. Bij het opzetten van een use case is het belangrijk genoeg ruimte te laten voor de input van software leverancier. Stel de use case ‘persona’ gebaseerd op en maak bewust een keuze tussen demonstreren en beschrijven. Wees daarnaast helder hoe je gaat beoordelen, om discussie achteraf te voorkomen. Kies de use cases op basis van je doelstellingen en die bijdragen aan je business case. 


Stap 5: Contracteren en overdracht naar beheer 

Nadat je een goede RFP of aanbesteding hebt opgesteld, is het tijd voor contracteren en de overdracht naar beheer. Hieronder lichten wij graag verschillende onderdelen van dit onderdeel toe: 


Inkoopvoorwaarden 

Een belangrijk onderdeel van het contract zijn de inkoopvoorwaarden. Probeer de inkoopvoorwaarden zo realistisch mogelijk te houden en houd hierbij in gedachten dat je een samenwerkingsverband met de P2P software leverancier aangaat voor minimaal tien jaar.


Het exitplan 

Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat de samenwerking met de P2P software leverancier anders loopt dan verwacht en je niet tevreden bent. Zorg dat wanneer deze situatie zich voordoet je goed bent voorbereid door middel van een exitplan. Hierin beschrijf je bijvoorbeeld hoe je omgaat met data en de financiën.  


Service level agreement (SLA) 

Ook is het belangrijk na te denken over wat voor servicelevel je kiest. Kies je voor een eigen service level agreement of die van de P2P software leverancier? Vaak stellen de leverancier een standaard SLA op. Vraag je hierbij af of dit ook bij jouw organisatie past. Vaak zien we dat er in de SLA wat ruimte wordt overgelaten. Probeer deze ook niet volledig dicht te timmeren.   


Gebruikersgroep 

Probeer in je contract niet alleen vast te leggen wat voor invloed je op changes hebt, maar ook wanneer en op welke manier je deze invloed kan uitoefenen.


Maatwerk 

De meeste P2P pakketten worden in een standaard vorm aangeboden door de P2P software leverancier, maar wat is er mogelijk als er voor jouw organisatie iets specifieks nodig is? Neem dit ook mee in het contract en leg hierin ook de eventuele extra kosten vast.  


Evaluaties 

Het is belangrijk evaluatiemomenten in te bouwen in het contract om kwaliteit te waarborgen. Hierbij kun je verschillende triggers toevoegen die de P2P software leverancier ook stimuleren om daadwerkelijk evaluatie toe te passen.  


Stap 6 en 7: Implementatie en evaluatie
 

Nadat je een goede P2P software leverancier hebt gevonden en op basis van een goede aanbesteding een contract hebt vastgelegd, is het tijd voor de implementatie en evaluatie. In ons kennisevenement op 20 mei en 17 juni vertellen wij jou hier alles over.   


Wanneer gaat het mis in een P2P tender? 

Er zijn verschillende momenten waarop het mis kan gaan in een P2P tender. Zo kan het zijn dat er al tijdens de uitvoer van de tender problemen ontstaan. Bijvoorbeeld omdat er geen enkele partij interesse heeft om een offerte in te dienen.Ook kunnen er problemen ontstaan tijdens de implementatie. Hierbij ligt de oorzaak soms bij de tender. Veel gemaakte fouten die we tegenkomen zijn: 

  • Een heel formalistisch inkooptraject waarbij er weinig tot geen mogelijkheid is tot communicatie tussen aanbieders en opdrachtgevers; 
  • Een te grote focus op de oplossing in plaats van op het probleem. Hierdoor wordt er te weinig ruimte gegeven aan de P2P software leverancier om zelf met oplossingen te komen voor een uitdaging;
  • Er is te veel vastgelegd in detail en alles is ingebakken in eisen: zo blijft er weinig ruimte voor de aanbieder om zijn toegevoegde waarde te laten zien. Op deze manier wordt de gedifferentieerde factor de prijs en niet meer de kwaliteit; 
  • Afdwalen van een strategische samenwerking naar een contract waarin alles tot op de puntjes is vastgelegd. Op deze manier creëer je de neiging bij de P2P software leverancier om dit contract ook tot op de puntjes na te volgen. Dit heeft als gevolg dat de P2P software leverancier ook vaak geen stapje extra meer zal doen.  

De tender en bijbehorende stappen zijn dus erg belangrijk en bepalen grotendeels ook of jouw P2P project en software implementatie een succes zal worden.  


Grootste dilemma’s bij een P2P tender 

Dit gezegd hebbende nemen wij je graag mee in wat voor grote dilemma’s wij zien bij een P2P tender: 

 

P2P software selectie

Wat is een goede afweging tussen een kleine en behapbare RFP, maar ook het geven van voldoende informatie en context? En tot in welke mate moet je vertrouwen op een heel gedetailleerd contract of juist ook vertrouwen in de samenwerking hebben en op de kennis en kunde van de leverancier bouwen? En, is de standaard software P2P software van de markt voldoende of is er toch sprake van teveel branche of organisatie specifieke requirements en processen? Of, ga je voor de dure en complexe tool met heel veel mogelijkheden of is een wat minder luxe tool ook goed genoeg voor jouw organisatie?  

Deze voorbeelden illustreren dat je voor een geslaagde P2P tender met veel verschillende aspecten rekening moet houden. Benieuwd naar wat grote P2P software leveranciers precies een goede tender vinden? Dit hebben wij voor je uitgezocht!  


Wat adviseren de P2P software leveranciers over uitvragen?  

  1. Zorg er voor dat de aanbieder meerwaarde kan laten zien; 
  2. Gebruik de marktoriëntatie 
  3. Stel een contactpersoon vast die altijd laagdrempelig bereikbaar is;
  4. Maak veel werk van de beschrijving van scope/doelstellingen/context zodat je weet waar je op meedoet;
  5. Werk met use cases; 
  6. Daag uit om complexere processen te laten zien; 
  7. Maak het niet alleen een papieren exercitie, het is een samenwerking van vijf tot tien jaar. 


Laatste tips voor het kiezen van de juiste leverancier 

Om deze blog af te sluiten, onderstaand een samenvatting van de meest belangrijke tips voor een geslaagde P2P software selectie:  

P2P software selectie

Nu je meer geleerd hebt over de P2P software markt en hoe je hierin de juiste software leverancier kan selecteren, is het tijd om te kijken naar hoe je het proces het beste in kan richten en hoe je een kanalenstrategie opstelt. In de kennissessie 'Hoe richt ik mijn proces in? En hoe stel ik een kanalenstrategie op?' op donderdag 20 mei gaan we hier verder mee aan de slag. Schrijf je hier in!  

Wil je graag meer informatie over de P2P software selectie of wil je graag eens met ons sparren? Neem dan contact op met Derek Hooyman, Robert-Jan Meeks of Ewald Schaap.