Iedere organisatie is bezig met veranderingen. Of ze nu groot of klein zijn, digitaal of op de werkplek. Vaak worden die veranderingen top-down ingevoerd. Maar is dat wel de beste manier? Zo'n 79% van de verandertrajecten gaan namelijk de mist in. Tijdens het webinar van 21 september doken Esmee Segond von Banchet en Robert-Jan Meeks in verandermanagement binnen organisaties. Ze gaven handvatten om draagvlak onder de medewerkers te creëren en de focus te leggen op positieve beweging.

In deze blog lees je over de verschillende stromingen verandermanagement. Ook geven we 5 tips die Esmee en Robert-Jan graag zelf inzetten bij het begeleiden van een verandertraject.

 

“Verandermanagement is de managementvorm die zich bezighoudt met veranderen van de structuur, cultuur en werkwijze binnen organisaties. Verandermanagement richt zich daarbij voornamelijk op het ‘hoe’ van veranderen.”

 

Stroming 1: Modernisme binnen verandermanagement

De modernistische stroming is de meest gebruikte variant van verandermanagement. Kenmerkend voor deze methode is het denken in de neergezette hiërarchie. Het management neemt beslissingen en de rest van het team volgt hierin. De uitdagingen worden versimpeld, een verandering is altijd positief en je verbetert lineair. Hierdoor is verandering meetbaar en objectief.

Dit geeft alleen niet het meeste draagvlak, waardoor de verandering stroef kan verlopen. Of erger: dat het niet gebeurt.

 

Stroming 2: Postmodernisme binnen verandermanagement

Postmodernisme springt hierbij in de bres. Bij deze manier van veranderen staat het netwerk van de medewerkers centraal. Een netwerk is het sterkst bij zogenaamde reciproke netwerken. Hierbij geef je allebei aan contact met elkaar te hebben.

Je hebt de meeste invloed tot twee lagen in je netwerk. ‘De vriend van je vriend’, dus. Jouw positie in het netwerk (inzetten) is de sleutel tot verandering. Veranderingen ontstaan namelijk vanuit dit netwerk en medewerkers sporen elkaar aan om de verandering vorm te geven. Dit gebeurt door gesprekken te houden en elkaar zo te beïnvloeden.

Toch kent een puur postmodernistische aanpak ook uitdagingen. Zo kun je veel minder structuur geven aan het verandermanagement. De verandering is slecht meetbaar, omdat ‘beïnvloeden’ en ‘communicatie’ niet makkelijk meetbaar zijn. Het postmodernisme gaat dan ook tegen onze huidige structuren en denkwijzen in.

 

Best of both worlds: Modernisme en postmodernisme combineren

Zowel modernistisch als postmodernistisch verandermanagement heeft voor- en nadelen. Gelukkig kunnen deze twee werkwijzen elkaar aanvullen. Hierbij houd je de structuur en de doelen van het modernisme aan, terwijl je het (netwerk van je) team op een postmodernistische wijze inzet. Zo creëer je ruimte in het project voor het inzetten van het netwerk. Hiermee zorg je voor draagvlak voor jouw P2P-project én krijg je meetbare resultaten. Maar hoe neem je de postmodernistische invalshoek mee in je projecten? Hieronder delen we vijf tips waarmee je direct aan de slag kunt:

Tip 1: Stel de waarom-vraag centraal

Bij het starten van een nieuw project komen een aantal vragen kijken:

• Waarom bestaat dit project?
• Hoe willen we dat gaan doen?
• Wat gaan we doen?

Door gebruik te maken van de Golden Circle van Simon Sinek kijk je op verschillende niveaus naar een project.

Esmee: “Je ziet vaak dat mensen beginnen bij de wat-vraag en daarna pas nadenken over waarom iets van belang is. Het werkt in onze ervaring beter als je bij de waarom-vraag begint. Zo heb je scherp in beeld waarom iets belangrijk is. Je netwerk gaat aan op de waarom-vraag. Dan kun je daarna invullen hoe en wat je dat gaat doen.”

 

Golden Circle - Simon Sinec

 

Tip 2: Betrek je stakeholders vroeg in het project

Het is belangrijk om de stakeholders vroeg in het project te betrekken. Niet alleen vanwege hun formele invloed, maar ook vanwege hun informele invloed. Stakeholders kennen namelijk meer mensen dan degenen naar wie ze rapporteren. Ze hebben een netwerk van verschillende medewerkers of gebruikers in een systeem. Naar wie luisteren ze allemaal? Het is goed om dat in kaart te brengen. Maak tijdens de analysefase een stakeholdermapping. Hierbij denk je niet persé in de ‘hark’, maar ook in informele invloed.

 

Tip 3: Geef als projectleider én projectteam voorbeeldgedrag

“Zeg wat je doet en doe wat je zegt,” vertelt Robert-Jan. Door als projectmanager het goede voorbeeld te geven, zal je omgeving ook sneller de beoogde verandering aannemen. Dat werkt natuurlijk ook de andere kant op. Wees je daarom bewust van jouw voorbeeldfunctie als projectteam of als stuurgroep.

Inspireer je team met jouw gedrag. Jouw team heeft namelijk ook een netwerk – en daarmee invloed op de mensen om hen heen. Zorg ervoor dat de betrokkenen zich hier bewust van zijn. Zo kunnen zij positieve invloed uitoefenen op hun netwerk.

Zorg dat je ook helder bent welk gedrag je verwacht van gebruikers. Moeten ze meer via inkooporders gaan werken? Wees dan ook duidelijk in welke situaties dat wel of niet zo is. Maak het zo concreet mogelijk. Zo weten de gebruikers precies waar ze aan toe zijn.

 

Tip 4: Blijf flexibel in je aanpak en tempo

Flexibiliteit is binnen een verandertraject erg belangrijk. In onze ervaring helpt het om in korte periodes naar je doel toe te werken. Zo beperk je de impact van onvoorziene omstandigheden en kun je deelresultaten regelmatig toetsen bij je klanten. Hiermee houd je je stakeholders up-to-date én tevreden.

Maar wees aan de andere kant niet bang om beslissingen te nemen die impact hebben op de uitkomst of de looptijd. Houd hierbij de waarom-vraag van het project in je achterhoofd. Zo neem je de juiste beslissingen.

Het is daarnaast belangrijk om oog te hebben voor een aantal dingen. Bijvoorbeeld het verandervermogen van de organisatie. Je kunt proberen een idee of project ‘door te drukken’, maar dat zorgt uiteindelijk voor nóg meer weerstand. Ook is het goed om te focussen op het hier-en-nu. Met kleine stapjes maak je uiteindelijk veel impact. Deze filosofie komt ook terug in de agile- en scrummethode.

 

Tip 5: Let goed op jouw rol als change leader

Als change leader heb je veel impact op de mensen uit jouw team. Kleine veranderingen vanuit jou kunnen zorgen voor veel beweging binnen het project. Het is daarom belangrijk om je bewust te zijn van jouw rol als change leader. Dat kun je doen op verschillende manieren.

 

1. Let op managementtaal.

Als manager gebruik je waarschijnlijk bepaalde termen die in de verdere organisatie weinig of niet worden gebruikt. Door begrijpelijke taal te gebruiken, bereik je de mensen om je heen sneller. Bijkomend voordeel: het onderwerp gaat meer leven als meer mensen erover praten. En dát gebeurt sneller met begrijpelijke taal.

2. Focus niet op de weerstand, maar op vooruitgang.

Het is makkelijk om je te focussen op wat er allemaal niet goed gaat. Dit is nodig om een duidelijk waarom-verhaal te hebben. Focus je, zodra het verbeterplan is gemaakt, op de dingen die wél goed gaan. Zo houd je meer (positieve) energie over.
Daarnaast is het bij veranderingen goed om te kijken naar de kleine stapjes die snel genomen kunnen worden. Dat zijn quick wins!

3. Faciliteer interacties tussen professionals.

Ook binnen je eigen organisatie is netwerken een belangrijk instrument om mogelijke weerstanden te overbruggen. Zo zorg je voor meer mensen met dezelfde ideeën, waardoor ze sneller in actie kunnen komen én een breder draagvlak hebben.

4. Verbind je als manager met het primaire proces.

Natuurlijk is het goed om als manager/stuurgroeplid enige afstand te houden van het project. Maar durf je ook te verbinden met het primaire proces! Loop eens de afdeling op, vraag mensen hoe het gaat, wat ze bezighoudt. Hierdoor kun je makkelijker informatie verzamelen én delen.

 

Meer weten over verandermanagement?

Je hebt nu een aantal tips om verandermanagement succesvol in te zetten. Wil je meer informatie over verandermanagement? In ons webinar gaan we dieper in op het modernisme en postmodernisme. Ook delen wij én de kijkers tips over hoe we verandermanagement toepassen bij P2P-veranderingen. De terugkijklink kun je hier aanvragen.

App of bel ons gerust als we je ergens mee kunnen helpen! Bel Robert-Jan op 06-22247008 of mail naar rj@p2pverder.nl. Esmee kun je bereiken via esmee@p2pverder.nl en 06-25315352.